【正文】  【摘 要】 随着学校的不断发展，各类质量评估工作日渐增多，档案资料的重要性越发突出，本文就如何更好地做好学校档案工作提出了一些看法。
　　【关键词】 档案工作；收集；整理；利用  

　　学校档案真实客观地记录了学校发展的历程，是学校重要的信息资源。它既汇集了学校教育教学经验成果和现有的工作成果，又能够促使学校在今后的工作中做到扬长避短。此外，学校档案记录了学校优良的传统和历年来优秀教职员工的先进事迹，从而汇集成为一种学校精神。因此，学校要重视档案管理工作，密切关注学校发展的走向，使学校的档案管理工作朝着现代化的方向发展。
　　一、制订计划，确保落实
　　学校档案管理工作包括行政管理、教职工管理、学生管理、教育教学管理、安全管理、校园文化建设管理、财务及资产管理等方面的文字材料和声像载体。学校应当将档案管理列入学校工作计划及学校管理工作当中。分管档案管理领导要做好一年的工作计划，年终时做好工作总结，同时将学校规范管理任务分配给各个行政领导，由他们负责安排各项工作。
　　二、健全制度，实行规范管理
　　没有完整严格的规章制度，难以保证学校档案管理工作顺利开展。因此，在学校实施档案管理过程中，首先制定了明确的档案管理目标，建立了一整套适用于学校档案管理工作的规章制度。比如，分管领导要制定《学校档案管理实施细则》《档案人员工作职责》《档案室管理制度》等，这些制度需要通过学校开会讨论才能确立。档案管理工作要求做到统一标准，分类科学，编目清楚，从而使学校的档案管理逐步走向制度化、规范化。具体包括以下几个方面
　　（一）资料收集工作
　　搞好资料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校档案资料收集应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。可以根据学校各科室职能明确各科室应收集归档资料范围，由各科室兼职档案员对资料进行收集。既要做好文书档案的收集工作，也要同时抓好其他载体如声像、照片等资料的收集。在收集过程中应灵活地将多种收集办法有机结合： 
　　第一，全面收集与重点收集相结合。学校由于机构设置不同，产生和形成的文件材料很多，遍及学校各个部门和教师个人，要保证学校材料收集完整、齐全，必须进行全面收集。而对学校重点部门、重点事件、重点活动应进行重点关注、重点收集，如党代会、职代会、党的重要活动、教学评估、校庆等。     
　　第二，定期收集与平时收集相结合。学校档案收集一般采用定期集中收集，即根据学校档案管理制度制订的收集时间进行集中收集。但对一些阶段性、即时性的工作，如基建项目完工、学校办学水平评估、设备仪器开箱、科研项目结题等就随时跟综，即时收集，以免失去最佳收集时期，给收集工作带来难度。     
　　（二）档案整理工作 
　　整理工作是档案工作的中心环节，档案工作人员将大量资料收集后应进行系统的整理、分类、编目，以形成可供查找利用的档案。在整理过程中，可以采用归档文件整理规则和文书档案立卷相结合的办法进行整理。对在学校日常管理中形成的各类文件可以按“件”为单位按归档文件整理规则进行归档。其余资料则可按资料之间的有机联系立卷归档。对于特殊类别的材料，如财务、人事档案可由财务人事专人进行整理分类，对重要、珍贵的档案要备复制件，以代替档案原件提供利用。将资料整理完成后还应将相关信息输入计算机，以实现档案管理的电子现代化。    
　　（三）档案的利用工作 
　　档案管理的最终目的就是能够充分开发利用所保存的档案信息，当某项工作需要信息的时候能够迅速、准确、全面地提供这些信息，使各类档案能够为学校各项工作的顺利开展保驾护航，这也是档案自身价值得以实现的直接手段。因此，档案工作人员除了做好档案的收集、整理工作以外，应着重做好档案的编目、检索、编研、统计工作，如编制较适用的检索工具，建立健全检索体系，编写《学校文件汇编》、《管理制度汇编》、《论文汇编》等资料合辑，进行学校先进统计、在校学生情况统计等统计工作。这些编研、统计材料都具有自身重要的意义和特色及较高的实用价值，能够给学校的教学和科研工作带来许多方便。
　　三、加强领导意识，开展培训
　　档案管理是一项系统的、繁琐的工作。要完善档案管理工作，学校必须强化领导意识。有的学校档案管理工作意识不强，教师收集档案资料意识淡薄，对此，笔者所在的学校探索出了相应的措施。做法是：对档案管理工作人员和全校教师进行档案收集、资料归档的培训，加强教师的档案管理意识，提高教师的档案管理工作能力。经过学习和培训，学校开展的每一项活动都有专门的教师做好活动方案，写好活动总结，还有专门人员安排负责拍照。比如，每周开展的班队活动，班主任或中队辅导员必须做好活动记录。此外，学校的政治学习记录、教师会议记录、安全工作记录、行政值周工作记录均由值周老师负责完成，而学校开展的教研活动则由各学科组长负责做好记录。到学期末，各个行政领导将学校工作的相关资料上交档案管理处，由档案管理人员分类归档入库。现在，学校的档案管理工作已经形成了常态化。
　　四、实现档案管理的现代化
　　学校必须实现档案管理工作的现代化，促进档案管理工作的开展。设置一间档案室，同时配备档案管理员及计算机，实现档案管理的数字化、信息化。负责档案管理工作的管理员要不断学习新技术、新方法，善于利用现代科技手段做好学校档案管理工作，使自己成为综合性管理人才，进而做好学校档案管理工作。
　　总之，建立健全学校档案管理工作制度，实施规范化和现代化的档案管理，有利于查找和使用学校资源，有利于学校进行科学管理，从而提高教育教学质量。